من المفهوم على نطاق واسع أن التكنولوجيا ، عند استخدامها بشكل صحيح ، يمكن أن تجعل الأنشطة التجارية أكثر فعالية. ولكن للأسف ، غالباً ما يتم تجاهل أنظمة الحضور والانصراف من قبل الشركات الصغيرة.
تقضي أنظمة الحضور والانصراف على العديد من المشاكل المرتبطة بحضور الموظفين ، ولكن العديد من الشركات الصغيرة تواصل استخدام الجداول الزمنية الورق .
خمسة اسباب تجعل من الكشوف الورقيه القديمة سببا لخسارة الوقت والجهد والمال:
(1) الاخطاء البشرية والمدفوعات الذائدة :
جميع موظفين الحسابات يخطئون. بسبب عدم القدرة على تمييز بيانات الوقت المكتوبة بخط اليد من قبل الموظفين لسوء قراءة الساعة ، وفقا لجمعية الرواتب الأمريكية (APA) ، فإن الشركات التي تفتقر إلى ضبط الوقت الآلي لديها ما يصل إلى 8 في المئة من معدل الخطأ في جدول الرواتب.
أما المدفوعات الزائدة فهي تعويض يدفع للموظف أكثر من المبلغ المستحق لفترة عمل محددة. يمكن استرداد المدفوعات الزائدة عن الأجور ، والتي يمكن أن تنتج عن أخطاء كتابية ، ولكن أرباب العمل لا يستطيعون سوى اقتطاع الأجور لاسترداد المبالغ المدفوعه نتيجة الخطأ من أول أجر في أعقاب الدفع الزائد.
يمكن تجنب المدفوعات الزائدة بسهولة أكبر عند استخدام برنامج الحضور والانصراف ، بدلاً من الجداول الزمنية للورق والقلم .
(2) الخسائر الإنتاجية :
تخيل انك بالحاجة إلى مطاردة الموظفين للحصول على الجداول الزمنية ثم إعادة تسجيل كل تلك الوثائق. بالنسبة لبعض مالكي الشركات ، هذا هو ما يستغرق وقتًا طويلاً ، وبالتالي ، مكلفًا.
(3) ضعف الجدولة يؤدي إلى زيادة في مدفوعات العمل الإضافي :
إن عدم وجود فهم كامل لعدد الموظفين الذين عملوا قد يؤدي إلى أكبر خساره بمواردك – أي الموظفين لديك – حيث لا يتم استغلالهم بشكل كافٍ. ويمكن أن يؤدي أيضًا إلى توفير مدفوعات إضافية غير ضرورية إذا تم جدولة نفس الأفراد بشكل متكرر.
(4) سرقة الوقت :
واحد من أكبر عيوب الجداول الزمنية الورقية هو ليس فقط ارتباطهم بالخطأ البشري ، ولكن يسهل التلاعب بها. فقد لا تبدو هناك 15 دقيقة إضافية هنا أو هناك كثير ، لكنها تضيف الكثير. تخيل أن الموظف يدعي 20 دقيقة إضافية من العمل كل يوم. لموظف دفع 8.50 جنية في الساعة ، الذي يعمل ستة أيام في الأسبوع ، وهذا هو خسارة 884.00 جنية في السنة.
(5) يمكن فقدان الجداول الزمنية للورق أو إتلافها بطرق مختلفة :
من الكوارث الطبيعية والسطو إلى الفوضى البسيطة. يعني فقدان الجداول الزمنية أيضًا فقدان المعلومات المهمة للصورة المالية لشركتك. ويعني ذلك أيضًا فقدان الوقت الدقيق وسجلات الحضور التي يتطلبها القانون ، والنزاعات القانونية حول أجور الموظفين وساعات العمل – والتي يمكن أن تكون مكلفة. يكون الخيار واضحًا ، إذا كنت لا تزال تستخدم جداول زمنية ورقية. حان الوقت لاحتضان التكنولوجيا. يعمل نظام الحضور والانصراف الآلي على تتبع الموظفين في الوقت الفعلي دون القلق أو تعقيدات الجداول الزمنية الورقية أو الجداول الزمنية ، ولا تتوقف الفوائد هناك.
والان
تخيل ما إذا كان تثبيت نظام الحضور والانصراف الخاص بك الخاص بك “يعرف” ساعات عمل موظفيك في نهاية كل شهرويقوم بإعداد جداول زمنية وقسائم الدفع تلقائياً لموافقتك. ألم يكن إدخال لوحة المفاتيح ، ومعلومات الحضور الدقيقة ، وكشوف المرتبات التي تمت في غضون دقائق ، أمرًا رائعًا؟ حسنًا ، الآن يمكن لـ جهاز الحضور والانصراف القيام بذلك نيابةً عنك. من خلال تثبيت قارئ كروت البروكسيميتي منخفض التكلفة وإصدار موظفيك باستخدام بطاقات بحجم بطاقة الائتمان أو المفاتيح الأساسية ، يمكنك الحصول على هذا النوع من نظام “الشركات الكبيرة” بسعر “أعمال صغيرة“.